bijgewerkt 06-12-2011

Werkkostenregeling (voor werknemers, ook DGA's)

Op dit moment bestaan er zo'n 29 verschillende onbelaste vergoedingen en verstrekkingen waarvoor allemaal aparte regels gelden. De meest gebruikte vergoedingen (onbelast) door werkgevers zijn de vergoedingen en verstrekkingen voor bijvoorbeeld consumpties tijdens werktijd, personeelsfeesten en reizen, reiskosten of fietsen, kerstpakketten, laptops of cursussen. Het kabinet wil in het kader van de administratieve lastenverlichting komen tot een eenvoudige regeling.

U mag als werkgever vanaf 2011 maximaal 1,5% (vanaf 2013 ordt dit waarschijnlijk verhoogd naar 1,6%) van het fiscale loon (totale onderneming) onbelast verstrekken voor allerlei zaken. Daarbij geldt onverkort een gebruikelijkheidstoets per werknemer. Er zijn gerichte vrijstellingen voor reiskosten, tijdelijke verblijfskosten, cursussen, studiekosten, extraterritoriale kosten en verhuiskosten bij bedrijfsverplaatsing. De regeling is niet van toepassing op privégebruik van de auto van de zaak, het genot dienstwoning en vergoedingen voor strafrechtelijke gevolgen van criminele activiteiten.

In sommige gevallen kan de forfaitaire ruimte (van uw bedrijf) wellicht niet toereikend zijn. Voor het meerdere (alles boven de 1,5% van de het fiscale loon) wordt een eindheffingsystematiek ingevoerd. Dit meerdere wordt dan belast volgens een eindheffingssystematiek voor 80% van de waarde (maximaal 41,6%). Bestaande kostenvergoedingsafspraken met de Belastingdienst komen voor de toekomst te vervallen; nieuwe afspraken zijn noodzakelijk, voor zover de vergoedingen boven het forfait gaan uitkomen. Voor loon in natura blijft de waarde economisch verkeer gelden.

De ingangsdatum was 1 januari 2011, waarbij een overgangsregeling geldt tot 2014, waarbij een keuze kan worden gemaakt tussen de oude en de nieuwe regeling.


Vitaliteitsregeling (voor werknemers, ook DGA's)

Alhoewel de levensloopregeling al sinds 2006 van toepassing was, heeft deze nooit een grote populariteit genoten. Per 1 januari 2012 wordt deze, samen met de per die datum vervallen spaarloonregeling, vervangen door de vitaliteitsregeling.


Brutoloon netto uitbetalen (voor werknemers, ook DGA's)

Deze regelingen zullen vervallen na de volledige inwerkingtreding van de werkkostenregeling (zie hierboven).

Het klinkt haast te mooi om waar te zijn. Toch zijn er voor werkgevers mogelijkheden om componenten van het brutoloon in een aantal gevallen netto aan werknemers uit te betalen.U kunt als werkgever brutoloon (bijv. overwerk, nog uit te betalen vakantiedagen of tantième) toch netto aan uw werknemers uitbetalen. Hiermee voorkomt u heffing van loonbelasting en premies sociale verzekeringen. Dit zogenoemde uitruilen van brutoloon voor onbelaste vergoedingen geldt alleen voor werknemers die in principe al voor deze onbelaste vergoedingen in aanmerking komen. Hebben zij hiervan nog geen gebruik gemaakt, dan kunt u de onbelaste regelingen voor een nettobetaling gebruiken. Voor beide partijen dus aantrekkelijk... Wilt u van (één van de) onderstaande regelingen gebruik maken, overleg dan eerst met ons. U moet alles namelijk schriftelijk vastleggen en in het personeelsdossier van uw werknemer opnemen.

De volgende regelingen komen hiervoor in aanmerking: de reiskostenregeling, de verhuiskostenvergoeding, de fietsregeling en de beperkte feestdagenvergoeding (het kerstpakket).

Reiskostenregeling

U mag als werkgever voor woonwerkkilometers en voor zakelijke kilometers slechts een onbelaste vergoeding betalen van € 0,19 per gereden kilometer. Er is geen ondergrens (van 10 km) voor het mogen uitkeren van de reiskostenvergoeding. De reiskosten mogen met alle soorten vervoermiddelen mogen gedaan, inclusief fiets.

Verhuiskostenvergoeding

Is een van uw werknemers dichter bij het werk komen wonen of overweegt hij dit, dan mag u de verhuiskosten onbelast vergoeden. Deze onbelaste vergoeding bedraagt maximaal € 7.750 (2011). Het plafond van 12% van het jaarloon is met ingang van 2009 vervallen. Daarnaast kunt u de kosten (zonder maximum) van het overbrengen van de boedel onbelast vergoeden. Voor een vrije verhuiskostenvergoeding zonder nadere voorwaarden kwalificeert een verhuizing naar een woning binnen 10 kilometer van de arbeidsplaats als de werknemer voordien op een afstand van meer dan 25 kilometer van zijn werk woonde. Als de werknemer vanuit zijn woonplaats op meer dan 10 maar minder dan 25 kilometer afstand van zijn werk verhuist naar een woning binnen een straal van 10 kilometer van zijn werk, dan moet hij aannemelijk maken dat die verhuizing op zakelijke gronden plaatsvindt.

Fietsregeling

Met de fietsregeling kunt u aan uw werknemer een fiets beschikbaar stellen die hij dan voor het woonwerkverkeer gebruikt. Deze fiets kunt u als werkgever onder bepaalde voorwaarden aan uw werknemer onbelast vergoeden, in eigendom verstrekken of ter beschikking stellen. De belangrijkste 2 voorwaarden zijn: dat de werknemer op meer dan de helft van het aantal dagen waarop hij reist voor het woon-werkverkeer gebruik maakt van de fiets; dat de werkgever in het kalenderjaar en de twee voorafgaande kalenderjaren geen fiets heeft vergoed, verstrekt of ter beschikking gesteld. Als werkgever mag u maximaal onbelast € 681 vergoeden aan uw werknemer. De werknemer wordt eigenaar van de fiets. Bij een fiets met een waarde van maximaal € 749 moet de werknemer € 68 als loon in natura bij zijn inkomen tellen.

In het (alternatieve) geval van ter beschikkingstelling aan de werknemer blijft de fiets eigendom van de werkgever. Er vindt geen bijtelling plaats. Verstrekt u de fiets of stelt u deze ter beschikking aan de werknemer dan kunt u de fietskosten ten laste brengen van de winst. Voor fietsen met een kostprijs van minder dan € 450 brengt u het bedrag in een keer ten laste van de winst; fietsen met een kostprijs boven de € 450 hebben een afschrijvingstermijn van 5 jaar. Eveneens kunt u een gangbare verzekering, regenkleding, onderhoudsbeurten en beveiligingssloten onbelast vergoeden. De fietsregeling geldt ook voor gebruikte fietsen.